Zusammenarbeiten in OneNote

Zusammenarbeiten in OneNote

Ich möchte Euch in diesem Artikel von einem Feature erzählen, welches mit OneNote 2010 erschienen ist und mit der Anbindung an OneDrive, die mit Office 2013 sehr einfach wurde, seine volle Stärke ausspielen kann. Ich spreche davon sein Notizbuch mit anderen Leuten zu teilen.

Es ist eins der ersten Features, die ich vorstellen, wenn ich Workshops über OneNote gebe. Es folgt aber zunächst eine kurze Anleitung, wie man ein Notizbuch teilen kann.

Beim Erstellen eines neuen Notizbuches muss man einen Speicherort für sein Notizbuch angeben. In der OneNote App und in der kostenlosen Variante von OneNote können die Notizbücher ausschließlich auf OneDrive gespeichert werden.

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Der Speicherort ist in diesem Falle OneDrive und das „Testbuch“ wird über den Button „Notizbuch erstellen“ erstellt.

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Da das Notizbuch auf OneDrive gespeichert wird, fragt mich nun OneNote direkt, ob ich weitere Personen einladen möchte, die mit mir an diesem Notizbuch arbeiten sollen.

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Auf der sich öffnenden Seite kann ich nun einfach die Email-Adresse der Leute angeben, einen kleinen Text dazu schreiben und auswählen, ob diese Person Bearbeitungs- oder nur Anzeigerechte erhalten soll.

Die Personen bekommen nun eine Email, in der sie den Link zum OneNote Notizbuch finden und es zu ihren anderen Notizbüchern hinzufügen können. Wenn alle Personen Bearbeitungsrechte besitzen können nun alle gemeinsam an neuen Ideen arbeiten, Aufgaben verteilen und sogar Dokumente austauschen, indem sie diese einfach auf einer Seite einfügen.

Gerade in der Universität ist das eine super Funktion, da man sehr häufig an Projekten zusammen arbeitet und die Projektteilnehmer in der Regel in einiger Entfernung wohnen. Ich muss mich also nicht mit allen treffen, wenn ich weiter an dem Projekt arbeiten möchte. Aber auch wenn man tatsächlich zusammen sitzt profitiert man von dem geteilten OneNote Notizbuch. Jeder Teilnehmer hat nämlich jederzeit alle Unterlagen. Vor OneNote kam zum Ende eines Treffens immer die Frage auf, wer denn die angefertigten Notizen alle mitnimmt und beim nächsten Mal natürlich auch wieder mitbringen muss. Blöd nur, wenn genau diese Person beim nächsten Treffen krank ist.

Was zudem noch ziemlich gut gemacht ist, ist die Art und Weise, wie OneNote mir in einem geteilten Notizbuch zeigt, welche Person welche Änderung gemacht hat. Als Beispiel dient folgender Screenshot.

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Wenn eine andere Person in dem Notizbuch eine Änderung macht, dann wird mir die Seite und der Abschnitt, in dem die Änderung gemacht wurde angezeigt, indem der Name fett gedruckt ist. Neben der hinzugefügten Änderung gibt es dann eine kleinen bunten Balken, der mir genau den hinzugefügten Bereich anzeigt. Die Buchstaben, in diesem Falle „UD“ sind die Initialen der Person, die den Text hinzugefügt hat. Wenn ich die Maus nun über diese Balken bewege werden mir weitere Informationen angezeigt.

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Ich bekomme den vollständigen Namen der Person angezeigt und sehe ganz genau wann die Änderung gemacht wurde.

Als Administrator eines Notizbuches hat man die volle Kontrolle über alle gemachten Änderungen. Dafür muss man auf die Registerkarte „Verlauf“, „letzte Änderungen“ klicken und dann den Zeitraum auswählen.

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In den Suchergebnissen, die sich an der rechten Seite öffnen kann ich nun die Änderungen nach mehreren Kriterien sortieren, am besten nach Autoren.

Weil das Ganze so unfassbar praktisch ist, ist OneNote mittlerweile bei allen meiner Projekte das wichtigste Programm. Wir organisieren unser Projekt darüber, erstellen Notizen woran gerade gearbeitet wird, fügen Ideen ein, verteilen Aufgaben, tauschen Dokumente aus und sehen unseren Projektfortschritt. Und das an jedem Ort, zu jeder Zeit und jeder Teilnehmer hat stets die selben aktuellen Informationen.

Ich hoffe, ich konnte Euch durch all diese Vorteile überzeugen OneNote für Euer nächstes Projekt als zentrale Organisationssoftware und Informationssammelstelle zu benutzen. Ich würde mich freuen, wenn Ihr in den Kommentaren von Eurer Erfahrung mit der Zusammenarbeit mit OneNote erzählt.

Leider kann man noch keine einzelnen Abschnitte mit anderen Leuten teilen, sondern nur ganze Notizbücher. Vielleicht schaffen es die OneNote Entwickler diese Funktion noch in das Programm zu integrieren.

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